eLetter: 10 Gründe für interne Newsletter

eLetter statt schwarzes Brett?

Na klar! 10 gute Gründe, warum eLetter die interne Kommunikation verbessern

In unserem dreiteiligen Blogbeitrag stellen wir Ihnen den eLetter vor. Das ist ein Marketing-Tool, von dem sowohl Unternehmen als auch Organisationen ganz einfach profitieren. Und es eignet sich sowohl für Human Ressources sowie zur Information interner Stakeholder. Im ersten Teil erfahren Sie, warum es so lohnenswert ist, eLetter in der internen Kommunikation einzusetzen. Anschließend liefert Ihnen der zweite Teil Anregungen für individuelle und unterhaltsame Anlässe für eLetter. Abschließend informieren wir Sie im letzten Teil, was Sie zur Einführung eines eLetters am besten berücksichtigen sollten.

Whitepaper eLetter: So profitieren Sie von internen Newslettern

Die Digitalisierung ist einer der Megatrends des 21. Jahrhunderts. Sie wirkt sich auch auf die interne Kommunikation aus. So wächst die Liste der digitalen Instrumente stetig. Eines davon ist der eLetter. Das Pendant zum bekannten E-Mail-Newsletter besitzt viele Eigenschaften, die sich positiv auf die Kommunikation auswirken. Der eLetter als Transportmittel zur Wissensvermittlung bietet viele Vorteile.

1. Zielgerichtet:

Einzelne Inhalte können auch zielgruppenspezifisch angezeigt werden, z.B. nur für Auszubildende oder bestimmte Funktionsbereiche.

2. Ortsunabhängig:

Im Gegensatz zu einer gedruckten Publikation erreicht der eLetter zeitgleich auch Kollegen an anderen Standorten – sogar auf dem gesamten Globus.

3. Individuell und persönlich:

Ein eLetter kann personalisiert werden und bekommt so vom Empfänger eine erhöhte Aufmerksamkeit. Das unterstützt die Motivationswirkung eines Dankeschreibens oder eines Vorstands-Mailings zusätzlich.
Zudem kann durch eine Verschlüsselung des eLetters von extern niemand auf die Daten zugreifen. So könn en auch vertrauliche Informationen bzw. nichtöffentliche Informationen sicher kommuniziert werden.

4. Push statt Pull:

Im Gegensatz zu vielen anderen Instrumenten ist der eLetter ein Push-Medium, kommt also zum Empfänger, ohne dass dieser aktiv werden muss. Gerade in der Informationsvermittlung kann er so eine erste Hürde überwinden, an der beispielsweise Intranets öfter scheitern.

5. Flexibel und markenkonform:

Die Design-Vorlage des eLetters lässt sich mit wenigen Klicks anpassen und ist so stets mit den Vorgaben von Corporate Design und Identity in Einklang. Außerdem macht er auch auf dem Smartphone oder Tablet eine gute Figur – im Zeitalter des BYOD und wachsender Mobilität ein wichtiges Plus. Im Gegensatz zu anderen digitalen Plattformen, beispielsweise den sozialen Medien, sind die Organisationen bei der Gestaltung des eLetters komplett autark.

6. Zusatznutzen Marketing-Tool:

Viele Unternehmen, Behörden und NGOs nutzen das Tool bereits für Marketing- oder Servicekommunikation [1] mit verschiedenen Stakeholdern. Die grundlegenden Mechanismen und IT-Lösungen sind also etabliert. Eine E-Mail gilt längst als verlässliche Informationsquelle und wird auf allen Organisationsebenen genutzt.

7. Stärkt die Bindung:

Der interne Newsletter trägt durch regelmäßige Kommunikation und wertvolle Inhalte zur Motivation und Loyalität bei. Das stärkt die Mitarbeiterbindung und beeinflusst das Betriebsklima positiv.

8. Zentraler Informationshub:

Der eLetter kann als Zentrum für die interne Cross-Media-Kommunikation dienen. Als zentraler Informationshub kann er auf Themen hinweisen, die z.B. im Intranet ausführlicher behandelt werden.

9. Ein eLetter informiert in Echtzeit:

Durch das schnelle Medium gelangen Information über ganz aktuelle Themen und Entwicklungen blitzschnell zum Mitarbeiter. Ob die Kommunikation mit den Mitarbeitern erfolgreich ist, lässt sich anhand vielfältiger Kennzahlen messen. Langfristig können die Verantwortlichen dann auch die Effektivität steigern und die Motivation der Mitarbeiter durch die gelungene Ansprache fördern.

10. Dialogfördernd:

Auf einen eLetter können die Leser direkt reagieren – Fragen zu bestimmten Themen oder Antworten auf Terminhinweise können so ohne Medienbruch übertragen werden. Damit fördert er den Dialog, der von 32 Prozent der Befragungsteilnehmer einer Studie der Universität Hohenheim aus dem Jahr 2014 als Trend eingestuft wurde [2] und auch heute eine Rolle spielt.

[1] http://www.bvdw.org/medien/bvdw-studie-zur-nutzung-von-e-mail-in-der-geschaeftskommunikation-nur-eines-von-fuenf-unternehmen-wendet-differenzierte-erfolgsmessung-an?media=6301

[2] http://www.ik-trends.de/wp-content/uploads/2015/07/IK2014_Social-Media.pdf

Vorteile von eLetter

eLetter in der Praxis

Für diese Anlässe lässt sich der interne Newsletter einsetzen

Es gibt zahlreiche Anlässe, für die sich interne Newsletter in der Unternehmenskommunikation einsetzen lassen. Vom Veranstaltungsmanagement bis hin zu rechtlichen Themen: Der eLetter ist sowohl für unterhaltsame als auch ernste Themen geeignet. Der nachfolgende Blogbeitrag liefert Ihnen Ideen und Anregungen für internes E-Mail-Marketing.

Sie haben in Teil 1 (am Anfang der Seite) die Vorteile von eLettern kennengelernt. Aber Sie wissen nicht, wie Sie interne Newsletter nutzen können? Deshalb haben wir für Sie zahlreiche Anregungen sowie Anlässe zusammengefasst. Sehen Sie selbst, wie einfach es ist, abwechslungsreiche eLetter in die internen Prozesse zu integrieren.

1. Jahrestage und Jubiläen:

Als Jahrestage bieten sich zum Beispiel folgende Anlässe an:

  • Geburtstag: Gratulieren Sie Ihren Mitarbeitern zum Geburtstag
  • Firmenjubiläum/Jahrestag: Bedanken Sie sich für die Treue Ihrer Mitarbeiter
  • Namenstag: Ihre Mitarbeiter freuen sich über eine nette Nachricht zum Namenstag

2. Unternehmensnews:

Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl an Themen, die das Unternehmen beschäftigt. Mögliche Anregungen:

  • Personal: Offene Stellen, Vorstellung neuer Mitarbeiter, Ehrungen, Fortbildungsmaßnahmen
  • Organisatorisches: neue Verantwortlichkeiten, „Eine Abteilung stellt sich vor“ etc.
  • Rechtliches und Formelles: Regeln am Arbeitsplatz, Änderung von Richtlinien, Protokolle, Handbücher etc.
  • Bekanntmachungen: Umsatzahlen, Termine, Organigramme, Prozessbeschreibungen

3. Fach- und funktionsgebundene Nachrichten:

Oder informieren Sie zu speziellen Themen ausgewählte Personengruppen. Anwendungsbeispiele:

  • Azubis: Ausbildungspläne, Vertrauensperson, Blockunterricht, Ausbildungscamps etc.
  • Abteilungen: Themen, die ausschließlich eine Fachabteilung betreffen, z.B. Buchhaltung, IT, Callcenter, Support etc.
  • Funktionen: Alle Themen, die das mittlere Management betreffen…

4. Ortsgebundene Nachrichten:

Häufig sind Unternehmen auf verschiedene Standorte verteilt. Informieren Sie über regionale Veranstaltungen, Umbaumaßnahmen an einem bestimmten Standort oder Ähnliches.

5. News zu Welttagen und Unterhaltsames:

Der Veranstaltungskalender gibt viele Anlässe her, die man auch in der internen Kommunikation aufgreifen kann. Entweder der Weltfrauen- oder Männertag, der Tag der Umwelt oder Sonstiges. Auch ein Witz des Tages lockert den Arbeitsalltag auf und verbessert das Betriebsklima. ?

6. Veranstaltungen:

Für Veranstaltungen ist der interne Newsletter besonders gut geeignet. Sogar das Veranstaltungs-Management lässt sich dadurch vereinfachen. Von der Einladung über den Versand von Remindern und Teilnahmebestätigungen bis hin zu Event-Bildern im Nachgang ist alles möglich!

  • Firmenfeiern: Weihnachtsfeier, Sommerfest, Tag der offenen Tür, Firmenjubiläum, Afterwork Party
  • Teambuilding Events: Sportevents, gemeinsame Outdoor-Aktivitäten, Wettbewerbe und vieles mehr
  • Veranstaltungen: Meetings, Messen, Kundenschulungen, Roadshows, Seminare, verkaufsoffene Sonntage etc.

7. Feiertage und andere Anlässe:

Auch klassische Feiertage eignen sich sehr gut als Anlass für eLetter. Außerdem gibt es natürlich noch weitere Gelegenheiten, die Sie über eLetter kommunizieren können.

  • Feiertage: Weihnachten, Neujahr, Ostern, Fasching – auch wenn es platt erscheint, freut sich die Mehrheit dennoch über ein paar nette Worte
  • Sonstige Anlässe: Einmalige Bonuszahlungen für besonders erfolgreiche Geschäftsjahre, Learnings aus Negativsituationen z.B. Fensterschließen beim Verlassen des Gebäudes
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Tipps für erfolgreiche eLetter

So wird der interne Newsletter zum Erfolg

Wer seinen Finanzchef versehentlich mit ‚Sehr geehrte Frau Mustermann‘ anspricht, erntet zwar Lacher, aber solche der unangenehmen Sorte. Genau deshalb ist es wichtig, den internen Newsletter korrekt aufzusetzen, um unnötige Patzer zu vermeiden.Welche Anforderungen und Voraussetzungen ein eLetter unbedingt erfüllen sollte, lesen Sie im Folgenden.

Wir haben Ihnen bereits zahlreiche Ideen für Anlässe vorgestellt, die sich für eLetter besonders gut eignen. Nun steht der erste interne Newsletter an. Doch welche Aspekte sollten Sie bei der Erstellung beachten? Wir haben hilfreiche Tipps für Sie zusammengestellt, mit notwendigen Anforderungen und Voraussetzungen, die ein eLetter unbedingt erfüllen sollte.

1. Gepflegte Datenbank

Das A und O für einen gelungenen eLetter ist eine gepflegte Datenbank. Denn nur so können Sie die korrekte Ansprache Ihrer Mitarbeiter garantieren und Peinlichkeiten durch fehlerhafte Anrede vorbeugen.

2. Hohe Qualität

Auch ein interner Newsletter sollte qualitativ hochwertig sein. Besonderes Augenmerk sollten Sie auf folgende Punkte legen:

  • Optik: eLetter an Mitarbeiter sollten optisch genauso ansprechend sein wie Newsletter an Kunden.
  • Lesbarkeit & responsive Design: Die Texte sollten fehlerfrei und gut lesbar sein – auf allen Endgeräten.
  • Inhalt: Für besonders hohe Response-Raten sorgen weiche Themen, z.B. ein Rückblick auf die letzte Firmenfeier.

3. Datenschutz und -sicherheit

Sie wollen nicht, dass Mitarbeiterdaten über Server auf der ganzen Welt verteilt liegen? Dann setzen Sie auf eine Lösung, bei der die Daten im eigenen Rechenzentrum verwaltet werden.

Zudem sollten personenbezogene Informationen nicht via E-Mail ausgetauscht werden. Außerdem empfehlen wir Ihnen, streng vertrauliche Daten zusätzlich mit einer entsprechenden Verschlüsselung zu schützen.

4. Passende IT-Lösung

Es ist grundsätzlich möglich, einen eLetter aus dem persönlichen Postfach eines Mitarbeiters zu verschicken. Aber in der Regel sollte man dafür ein eigenes Postfach mit Bounce-Filterfunktion verwenden. Und auch eine Empfängerliste in CC oder BCC ist nicht empfehlen. Denn das wirkt einfach unpersönlich und behelfsmäßig.

Professionelle IT-Tools bieten weitaus mehr Möglichkeiten. Auch in Sachen Datenschutz und Verschlüsselung bringen sie bessere Voraussetzungen mit.

Unternehmen, Behörden, NGOs und andere Organisationen gehen mit der Wahl eines E-Mail-Marketing-Tools in der Regel eine langfristige Beziehung ein. Deshalb sollten sie sich ausreichend Zeit für die Auswahl der passenden Software nehmen.

Maßgebliche Faktoren für die Entscheidung sind:

  • Betriebsmodell:  Saas oder Inhouse-Lizenz
  • Funktionsumfang: z.B. Lead Management, Kampagnen Management, Marketing Automation
  • Schnittstellen: z.B. zu vorhandenen Datenbanken & Systemen
  • Support: z.B. Erreichbarkeit, Sprache, Kontingent
  • Kosten: Fixkosten, Wartung, Einrichtung, Versand, Premium Leistungen etc.
eLetter_so gehts richtig

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