E-Mail-Lösungen für Behörden, GOs und NGOs

Regierungs- und Nicht-Regierungs-Organisationen

Besondere Lösungen für besondere BedürfnisseSicheres E-Mail-Marketing für Behörden, Verwaltungen, Regierungsorganisationen, Stiftungen & Co.

Gerade bei Behörden und Nichtregierungsorganisationen hat der Datenschutz eine besonders wichtige Bedeutung. Klar, wer möchte schon, dass streng vertrauliche Informationen oder personenbezogene Daten nach außen gelangen?! Solche Vorfälle können schnell negative Konsequenzen für die Dateninhaber sowie die Betroffenen haben. Zum einen haben gerade Einrichtungen dieser Art besonders sensible Daten gespeichert und zum anderen haben sie eine Vorbildfunktion und stehen somit deutlich mehr unter Beobachtung als z.B. ein Wirtschaftsunternehmen.

Das macht es allerdings auch schwerer, geeignete Software-Lösungen zu finden. Denn mittlerweile setzten die meisten Anbieter auf Cloud-Dienste. Leider ist es mit diesen nicht möglich, in einem abgeschlossenen System zu arbeiten und die absolute Sicherheit vor externen Zugriffen gibt es somit nicht. Das trifft in speziellem Maße auch für E-Mail-Kommunikation und Marketing-Automation zu, da hier personenbezogene Daten die Ausgangsbasis sind. Es bedeutet aber nicht, dass Behörden, Ämter, Verwaltungen, Vereine, Stiftungen und gemeinnützige Organisationen keinen Bedarf für Kommunikationslösungen haben… Gerade durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) wird der Bedarf für automatisierte, digitalisierte Kommunikation verstärkt. Bund, Länder und Kommunen werden durch das OZG verpflichtet, bis 2022 mehr als 500 Verwaltungsleistungen digital zur Verfügung zu stellen.

Die Lizenz-Variante des AGNITAS E-Marketing Manager bietet hier Abhilfe. Die Software basiert auf einer Open-Source-Lösung, bietet jedoch einen deutlich größeren Funktionsumfang und einfachere Bedienung bei der E-Mail-Erstellung. Sie haben die maximale Kontrolle über Ihre Daten und Prozesse. Der EMM Inhouse ist eine Software-Lizenz und besonders geeignet für alle, die Ihre Daten nicht außer Haus geben möchten oder dürfen, aber dennoch professionelle E-Mail-Kommunikation und E-Mail-Automation nutzen wollen. Doch es gibt noch weit mehr Argumente für unsere preisgekrönte Software on Premise…

Vorteile einer Software-Lizenz für GOs und NGOsEs gibt viele Gründe, als Regierungs- oder Nichtregierungs-Organisation auf den EMM Inhouse zu setzen

  • Sie haben die maximale Kontrolle über Ihre Daten und deren Zugriff
  • Software-Lizenz heißt einmal kaufen und dauerhaft nutzen
  • Ermöglicht die sichere interne und externe Kommunikation an große Verteiler und Zielgruppen
  • Mit einer Hybrid-Lösung ist der Versand über whitegelistete Server möglich
  • Beliebig tiefe Integration und Erweiterung der bestehenden IT-Infrastruktur
  • Flexibel in der Umsetzung durch die Unterstützung von MySQL, MariaDB und Oracle-Datenbanken
  • Individuell skalierbarer Server-Park nach Verteilergröße und Bedarf
  • Läuft auf zahlreichen Linux-Versionen, daher sind keinerlei Windows-Lizenzen erforderlich
  • Getrennte Sub-Mandanten für eigene Divisionen und Sparten möglich
  • EU-DSGVO-konform durch zahlreiche Features
  • Revisionssichere Protokollierung der Nutzeraktivitäten
  • Bei Bedarf kann das User Interface durch Whitelabeling an Ihr Design angepasst werden
  • Sie haben direkten Zugriff auf die Datenbank
  • Individuelle Security-Härtungen der Konfiguration

Alles unter einem DachDas bietet Ihnen der EMM Inhouse

Auch wenn man bei Behörden und Verwaltungen nicht sofort an E-Mail-Marketing denkt, so gibt es doch zahlreiche Anwendungsfälle, in denen eine professionelle Marketing-Automations-Lösung zum Einsatz kommt. Gerade das Stichwort E-Government bringt zum Ausdruck, was die Zielsetzung dahinter ist: Mit Hilfe elektronischer Kommunikation sollen Amt und Mensch schneller und besser zueinanderfinden. Durch E-Government sollen Hürden abgebaut, Verständnis geschaffen, Ämter entlastet und die Zufriedenheit der Bürger erhöht werden.

Der EMM unterstützt Sie daher beim Versand verschiedenster E-Mail-Nachrichten, vom normalen Newsletter bis zum Autoresponder inkl. Dokumentenversand ist alles machbar.

Versand von…

individualisierten und personalisierten E-Mails, etc.

Dokumenten und Formularen; auch als personalisierte PDFs

automatisierten Service- und Transaktions-Mails

regelmäßigen Intervall-Mailings, z.B. für Rechnungen

datumsgesteuerten Mails, z.B. für Geburtstage, Stichtage

Autorespondern, bei Bedarf inkl. Dokumentenversand

SMS für Zugangs-Codes oder Service-Benachrichtigungen

Faxen an Verteiler – auch inklusive Personalisierung

Darüber hinaus bietet der EMM Inhouse:

CRM-Funktionalität für Zielgruppenbildung & Datenanreicherung

Diverse Statistik- und Analysefunktionen zur Erfolgsmessung

Zustell- und Lesekontrolle auf Empfängerbasis

Kampagnen-Manager für automatisierte Mail-Strecken

Online-Formulare für die User-Selbstverwaltung

Dokumentierte Schnittstellen zur felxiblen Integration

Master-/Sub-Mandanten für getrennte Datenbestände

Whitelisting für die erhöhte Zustellsicherheit

Der Mehrwert unserer Lizenz-Lösung gegenüber herkömmlichen E-Mail-Versand-Tools liegt unter anderem in der Transparenz. Sie können jederzeit nachvollziehen, ob Ihre E-Mails zugestellt werden konnten und wie Ihre Empfänger darauf reagiert haben. Behalten Sie den Überblick über Zustellungen, Bounces, Öffnungen, Klicks und Downloads. Zudem können automatisiert individuelle Informationen und Dokumente bereitgestellt werden.

Eine vollständige Übersicht aller Funktionen unserer E-Mail-Marketing-Lösung erhalten Sie hier:

Interessiert? Jetzt eine Online-Demo vereinbaren!

Anwendungsgebiete

Auch, wenn es auf den ersten Blick vielleicht nicht offensichtlich ist, warum staatliche sowie gemeinnützige Organisationen eine Marketing-Automation-Software benötigen, so gibt es doch zahlreiche Anwendungsfälle, in denen eine professionelle Software zum Einsatz kommt. Hier finden Sie stellvertretend einige Anwendungsfälle und Anregungen:

Externe Kommunikation für Organisationen

Genauso wichtig wie die Kommunikation nach innen, ist die nach außen, um mit allen wichtigen Interessengruppen im Austausch zu bleiben und Präsenz zu zeigen. Für Organisationen eignen sich Newsletter z.B. hervorragend, um Förderer und Sponsoren über neue Projekte zu informieren. Ebenso wichtig ist es aber auch, zu zeigen was mit den zur Verfügung gestellten Mitteln passiert und, dass diese auch entsprechend der Erwartungen eingesetzt werden.

Interessenten können Sie zudem über Ihre Webseite weiterführende Informationsmaterialien, wie Studien oder Whitepaper, bereitstellen. Nach einer Registrierung per E-Mail wird dem Interessenten dieses direkt zugesendet. Damit erweitern Sie Ihren E-Mail-Verteiler und Ihre Reichweite ohne größeren Aufwand.

Ein weiterer Einsatzbereich ist das Veranstaltungsmanagement. Sicher gibt es bei Ihnen auch die ein oder andere Veranstaltung, sei es, um neue Projekte vorzustellen, ehrenamtlichen Mitgliedern zu danken oder Sponsoren zu überzeugen. Nutzen Sie zum einen den E-Marketing Manager, um über das jeweilige Event zu informieren und profitieren Sie zum anderen vom Ticket-Management über den e-abo manager. Die Kombination der beiden Anwendungen ermöglicht Ihnen ein automatisiertes Management Ihrer Veranstaltungstickets. Auch Gutscheine für einen vergünstigten Eintritt und QR-Codes für die Ticketerfassung lassen sich einfach integrieren.

👉 Informationen für Interessenten, Förderer und Sponsoren zu aktuellen Themen und Projekten

👉 Automatische Bereitstellung von Informationsmaterialien an Interessenten

👉 Veranstaltungsmanagement inkl. Ticketversand

Externe Kommunikation für Behörden

Bei Behörden spielt insbesondere die Kommunikation mit den Bürgern eine große Rolle. Hier lässt sich zum einen mit einem klassischen Newsletter arbeiten, für welchen sich die Bürger anmelden können und welcher dann als digitales Äquivalent zum klassischen Amtsblatt agiert und über Neuerungen jeglicher Art informiert.

Zum anderen ist bei Behörden die Kommunikation zu persönlichen Anliegen der Bürger existenziell. Zudem wünschen sich viele Bürger, Ihre Anliegen auch digital erledigen zu können, ohne auf die Öffnungszeiten des Rathauses, Bürgerbüros, Gemeindehauses oder jeweiligen Amtes angewiesen zu sein. So können Formulare und Dokumente – auch schon vorpersonalisiert – schnell und unkompliziert bereitgestellt werden. Aber auch bei Dokumenten mit längeren Wartezeiten, z.B. Personalausweis oder Reisepass, kann der EMM Inhouse unterstützen. Benachrichtigen Sie einfach per E-Mail, sobald das Dokument zur Abholung bereit ist. Das erspart dem Bürger Abfragen und Anrufe.

Sollte ein Termin vor Ort nötig sein, ist es z.B. möglich, eine digitale Terminvereinbarung mit in die Webseite der jeweiligen Behörde zu integrieren. Dies ist bei uns über den e-abo manager möglich. Der Bürger erhält dann automatisch eine Terminbestätigung mit einer Nummer und einem Link, der eine Absage oder Verschiebung des Termins ermöglicht. Auf Seiten der Behörde wird der jeweilige Termin erfasst und in den Kalender der Behörde integriert. Dem Bürger kann dann noch einen Tag vor dem Termin eine Erinnerungsmail gesendet werden, die zudem noch einmal die für den Termin benötigten Unterlagen aufführt. Win-Win-Situation auf beiden Seiten: Die Mitarbeiter der Behörde haben somit keinen zusätzlichen Aufwand und nehmen lediglich den Termin vor Ort wahr. Die Bürger freuen sich über weniger Wartezeiten, können ihre Termine einfach online vereinbaren und sind über alles Wichtige informiert.  Der E-Marketing Manager übernimmt somit die komplette Automation Ihrer Standard-Kommunikationsprozesse und entlastet somit Ihre Mitarbeiter.

👉 Digitales Amtsblatt für Bürger

👉 Online-Terminvereinbarung und Terminmanagement

👉 Unmittelbarer Dokumentenversand

👉 Abholbenachrichtigungen

👉 Höchster Datenschutz

Interne Kommunikation

Sicher gibt es auch in Ihrer Behörde oder Organisation wichtige Informationen und Mitteilungen, die an alle Mitarbeiter oder auch nur an einen Teil der Kollegen kommuniziert werden müssen. Hier sind Newsletter geradezu prädestiniert. So können Sie je nach Bedarf und Zielgruppe verschiedene Newsletterformate etablieren. Es kann z.B. einmal im Monat ein Newsletter erscheinen, der die wichtigsten Ereignisse und Neuerungen für alle Mitarbeiter zusammenfasst. Daneben könnte es ein Informationsschreiben geben, das nur Führungspersonen anspricht. Und ein weiteres Mailing, das sich je nach Bedarf einem bestimmten Mitarbeitersegment widmet. Wenn es z.B. zu einer Systemumstellung oder Prozessänderung kommt, werden nur die Mitarbeiter umfassend darüber informiert, die es tatsächlich betrifft. Die Mitarbeiter erhalten damit alle Informationen, die für Sie relevant sind, werden aber nicht mit persönlich unrelevanten Informationen belästigt. Aber auch informellere Verteiler sind denkbar – so könnte es einen Azubi-eLetter geben oder eine kostengünstige Mitarbeiterzeitschrift. Die Vorteile liegen auf der Hand: Mehr Motivation, Bindung, Austausch und mehr Spaß bei der Arbeit.

Da es sich um ein Inhouse-System handelt, bleiben zudem alle Daten in Ihrer Hand und werden nicht an Drittanbieter übermittelt. Empfindliche Mitarbeiterdaten und Informationen bleiben somit geschützt und können nicht von außerhalb abgegriffen werden.

👉 Sichere Kommunikation innerhalb der Organisation

👉 Mitarbeiter sind auf dem aktuellsten Stand, ohne Zeitverlust

👉 Mitarbeiter erhalten nur die für Sie relevanten Informationen

👉 Mehr Austausch und Kommunikation fördert die Bindung

Falls für Sie eine Inhouse-Lösung nicht in Frage kommt, weil Sie z.B. keine Ressourcen für den Betrieb sowie die Administration der Software und Hardware haben, dann können Sie auch entspannt auf unsere EMM SaaS-Lösung zurückgreifen. Der EMM SaaS bietet jeglichen Komfort der Inhouse-Lösung und ist durch höchste Sicherheitsstandards abgesichert und erfüllt die Anforderungen der ISO-Normen 27001, 27017 und 27018.

Lernen Sie den EMM kennen, wir beraten Sie gerne.

AGNITAS News-Service

Unser News-Service informiert Sie regelmäßig rund um das Thema Marketing Automation. Durch Angabe einer E-Mail-Adresse erhalten Sie unseren ausführlichen Newsletter.