Ähnlich wie in einem Website-Impressum bestimmte Angaben zu machen sind, müssen auch Geschäftsbriefe per E-Mail genaue Angaben zum Unternehmen enthalten. Hier stellt sich die Frage, ob ein Newsletter einen derartigen Geschäftsbrief per E-Mail darstellt und insoweit die Pflichtangaben erfüllen muss.

Ein Geschäftsbrief per E-Mail liegt jedenfalls immer dann vor, sofern sich die E-Mail an eine bestimmte Person richtet. Dies ist bei der im E-Mail-Marketing üblichen Personalisierung der Fall. Damit ist der Newsletter adressiert und die Pflichtangaben müssen erfolgen. Und zwar auch für den Fall, dass sich der Newsletter faktisch an ein Massenpublikum richtet.

Wenn eine Personalisierung der E-Mails nicht erfolgt, stellt sich die Frage, ob sie dennoch im Sinne des Gesetzes an einen bestimmten Empfängerkreis gerichtet sind. Zu beachten ist, dass ein zulässiges Werbemail ja nur an einen konkreten Empfängerkreis gerichtet sein darf, nämlich denjenigen, der eingewilligt hat oder mit dem eine Geschäftsbeziehung besteht. Aus Sicherheitsgründen sollten dementsprechend auch Newsletter, die nicht personalisiert sind, gekennzeichnet werden.

In die Regelung eingeschlossen sind natürlich auch alle Transaktions-E-Mails wie z.B. Bestellbestätigungen oder auch Newsletter-Anmeldebestätigungen.

Folgende Angaben sind in Geschäftsbriefen per E-Mail zu nennen (zum Teil ergänzend zum vorhandenen Newsletter-Impressum): Firma mit Rechtsform, Geschäftssitz, Registergericht mit Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer bzw. Vorstände (ggf. mit Nennung des Vorstandsvorsitzenden) sowie ggf. der Aufsichtsratsvorsitzende jeweils mit Vor- und Zunamen.

Bei Gesellschaften, an denen eine GmbH oder AG beteiligt ist (z.B. GmbH & Co. KG), muss zusätzlich die Firma der Gesellschafter erläutert werden.

Die Angaben müssen in der Nachricht selbst enthalten sein, ein Anhang oder ein Link reichen nicht aus.