Newsletter-Checkliste für professionelle Mailings

Newsletter-Checkliste für qualitativ hochwertige E-Mails

Newsletter-Check – so stimmt die QualitätDarauf kommt es bei der Erstellung und dem Versand an

Newsletter ChecklistFür den Erfolg eines Newsletters kommt es auch auf die Qualität an. Das heißt z.B. möglichst keine Rechtschreibfehler, richtig angezeigte Bilder und auch funktionierende Links. Sicher verzeiht der Leser auch mal einen kleinen Fehler, aber zu viele Fehler können Ihnen schaden. Kommen Fehler häufiger vor, zieht der Empfänger eventuell negative Rückschlüsse auf die Arbeitsqualität Ihres Unternehmens. Nicht funktionierende Links nehmen dem Empfänger die Möglichkeit zur Interaktion und Ihnen die Chance auf Umsatz. Daher ist es wichtig, einen möglichst fehlerfreien Newsletter zu versenden.

Professionelle E-Mail-Tools wie unser AGNITAS E-Marketing Manager unterstützen Sie dabei, Fehler zu vermeiden: Von Inhaltsprüfungen über Link-Checks bis hin zum Testversand. Dennoch gibt es einige weitere Punkte, auf die Sie achten sollten, um qualitativ hochwertige Mailings zu versenden. Unsere Newsletter-Checkliste dient Ihnen dabei als hilfreicher Leitfaden.

Vorbereitung und Planung

  • Was ist das Ziel Ihres Newsletters oder Ihrer Kampagne?
    Möchten Sie informieren, möchten Sie aktivieren, verfolgen Sie eine Kaufabsicht usw.? Je nachdem richtet sich später der Aufbau des Mailings.
  • Wer ist die Zielgruppe?
    Überlegen Sie sich genau, wen Sie mit den Inhalten erreichen möchten. Das hilft Ihnen bei der Argumentation und der richtigen Ansprache.
  • Sind die geplanten Inhalte für die Zielgruppe relevant?
    Oft werden Newsletter nach dem Gießkannenprinzip versendet. Vermeiden Sie das und schränken Sie Ihre Zielgruppe lieber entsprechend ein. Bekommt ein Empfänger zu oft für ihn irrelevante Inhalte, wird er zukünftige Newsletter nicht mehr lesen.

Technische und rechtliche Anforderungen

  • Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Templates.
    Sind diese noch aktuell und entsprechen dem eigenen Corporate Design? Um mit dem Trend zu gehen, ist z.B. ein funktionierender Dark Mode aktuell wichtig.
  • Die Gestaltung sollte möglichst mit HTML umgesetzt sein.
    Bei CSS kann es bei einigen Postfächern Probleme geben. Denken Sie auch an eine reine Textversion Ihres Mails, das erhöht die Zustellbarkeit. Eine fehlende Textversion ist ein Spam-Signal.
  • Eine gut funktionierende mobile Darstellung sollte mittlerweile Standard sein.
    Tipp: Die Inbox-Vorschau im EMM unterstützt Sie dabei, die Darstellung für verschiedene Endgeräte zu überprüfen.
  • Verwenden Sie eine aussagekräftige Absenderadresse mit Wiedererkennungswert.
    Die Absenderadresse ist wichtig, damit Ihre Empfänger Sie zuordnen können und das Mailing nicht sofort löschen.
  • Ein rechtskonformer Anmeldeprozess mit Double-Opt-In-Verfahren ist Voraussetzung.
    Zum Newsletter gehört auch der Verteiler. Damit dieser möglichst gut gefüllt ist, ist ein guter Anmeldeprozess wichtig, zu dem auch das Double Opt-in gehört und somit die Berechtigung, überhaupt ein Mailing an den entsprechenden Empfänger zu versenden.
  • Enthält Ihr Newsletter ein Impressum und einen Abmeldelink?
    Als Unternehmen müssen Ihre Newsletter zudem aus rechtlichen Gründen ein Impressum und einen Abmeldelink im Footer enthalten.
  • Überprüfen Sie hin und wieder Ihren Abmeldeprozess.
    Sie sind verpflichtet, einen funktkionierenden Abmeldeprozess anzubieten. Überprüfen Sie diesen gelegentlich, damit der Abmeldelink nicht im Sande verläuft und es keine Beschwerden oder gar Unterlassungserklärungen von unzufriedenen Empfängern gibt.
  • Zu einem guten E-Mail-Versand gehört auch ein professionelles Bounce-Management.
    Dadurch werden fehlerhafte oder aufgegebene Postfächer entfernt, aber es bleiben dem eigenen Verteiler auch Adressen erhalten, die vermeintlich nicht erreichbar waren.
  • Führen Sie eine Blacklist.
    Damit landen bekannte Spammer, unliebsame Kunden oder sonstige Störenfriede gar nicht erst in Ihrem Verteiler.
  • Hilfreich für eine gute Zustellbarkeit ist eine feste IP-Adresse.
    Eine feste IP-Adresse reduziert das Risiko, als Spam eingestuft zu werden. Was sonst noch für die Zustellung wichtig ist können Sie hier nachlesen.
  • Bauen Sie barrierefreie Newsletter.
    Denken Sie bei der Newsletter-Gestaltung auch an Leser, für die der Zugang zu den Inhalten erschwert ist. Achten Sie z.B. auf aussagekräftige Alt-Texte oder bei bestimmten Zielgruppen auf eine einfache Sprache.

Aufbau und Inhalt

  • Überlegen Sie sich eine sinnvolle Struktur.
    Planen Sie als erstes, welche Inhalte und Elemente Ihr Mailing enthalten soll und entwickeln Sie aus diesen den Aufbau.
  • Ein verlinktes Inhaltsverzeichnis erleichtert den Überblick.
    Behandelt Ihr Newsletter nur ein Thema oder enthält dieser mehrere Beiträge? Bei einem längeren Newsletter kann ein verlinktes Inhaltsverzeichnis Sinn machen.
  • Die Textlänge sollte nicht zu lang sein.
    Newsletter bekommen meist nur eine kurze Aufmerksamkeitsspanne, daher fassen Sie sich kurz und formulieren Sie Ihre Inhalte möglichst prägnant.
  • Die Betreffzeile ist der Door-Opener.
    Diese sollte neugierig machen und nicht zu lang (etwa 45 Zeichen) sein. Vermeiden Sie dabei Spamsignale wie vollständig groß geschriebene Wörter oder mehrere Frage- oder Ausrufezeichen.
  • Vergessen Sie nicht den Pre-Header.
    Stimmen Sie diesen möglichst mit der Betreffzeile ab – und zwar ergänzend dazu, um im Postfach entsprechendes Interesse zu wecken.
  • Achten Sie auf eine gute Lesbarkeit des Newsletter-Textes.
    Insbesondere ist wichtig, dass der Kontrast zwischen Text und Hintergrund ausreichend ist und die Schriftgröße nicht zu klein gewählt ist.
  • Legen Sie Bilder in der richtigen Größe an.
    Speichern Sie die Bilder in der richtigen Größe bevor Sie diese im Mailing platzieren. Zwar gibt es die Möglichkeit, diese im Template klein zu skalieren, leider werden diese aber in einigen E-Mail-Clients in Originalgröße angezeigt und zerstören damit Ihr Layout
  • Denken Sie an einen aussagekräftigen Call-to-Action.
    Der Button soll auffordernd bzw. aktivierend wirken und gut sichtbar platziert werden. Wichtig ist auch hier, dass sich der Button vom Hintergrund abhebt.
  • Sind Sie auch im Social Media aktiv?
    Dann integrieren Sie Ihre Kanäle in Ihr Template und bieten am besten die Möglichkeit, Produkte oder Beiträge zu liken und zu teilen.

Erst testen, dann versenden

  • Nutzen Sie die Vorschaufunktion.
    Mit Hilfe der Vorschau, die Ihnen das E-Mail-Tool bietet, können Sie vorab überprüfen, ob alles an der richtigen Stelle ist. Im besten Fall können Sie auf eine Inbox-Vorschau zurückgreifen, die Ihnen das Mailing noch in den unterschiedlichen E-Mail-Clients und Endgeräten anzeigt.
  • Vier Augen sehen mehr als zwei.
    Lassen Sie daher immer noch eine zweite Person über den Newsletter schauen. Gerade, wenn man Sachen selbst erstellt hat, übersieht man schnell etwas.
  • Führen Sie einen Testversand durch.
    Nutzen Sie vor dem regulären Versand den Testversand. Zum einen, um mindestens eine weitere Person drüber schauen zu lassen und zum anderen können beim Testversand noch Fehler gefunden werden, die in der Vorschau nicht zu sehen waren.
  • Testen Sie alle Links.
    Ein automatisierter Link-Check kann helfen, fehlerhafte URLs schnell zu finden. Eine manuelle Prüfung stellt sicher, dass Ihre Empfänger auch ans gewünschte Ziel kommen.
  • Überprüfen Sie auch zielgruppenspezifische Inhalte.
    Enthält Ihr Mailing personalisierte Elemente oder ist es in mehreren Sprachen, testen Sie auch das stichprobenartig.
  • Kontrollieren Sie Empfängerliste und Zielgruppe.
    Überprüfen Sie vor dem Versand auch nochmal, ob Empfängerliste und Zielgruppe richtig eingestellt sind. Nichts ist peinlicher, als die Inhalte an die falschen Empfänger zu senden.
  • Sinnvoll sind regelmäßige A-/B-Tests.
    Durch Testen können Sie herausfinden, was bei der jeweiligen Zielgruppe besser ankommt. Dadurch verbessern sich langfristig Ihre Kennzahlen und Ergebnisse.
  • Regelmäßige Analyse der Newsletter-Kennzahlen
    Nach dem Versand sollte das Mailing noch auf die wichtigsten Kennzahlen analysiert werden, um nachfolgende Newsletter entsprechend optimieren zu können.

 

Die Kurzfassung dieser Punkte gibt es hier noch als Checkliste zum Abhaken – downloadbar als PDF.

Über AGNITAS

AGNITAS bietet mit dem E-Marketing Manager (EMM) eine intuitive Marketing-Automation-Software für kreative Multi-Channel-Kampagnen via E-Mail, Web Push, SMS, Fax und Print. Die mehrfach ausgezeichnete Software erfüllt als Inhouse- oder SaaS-Lösung individuelle Datenschutzanforderungen und passt sich flexibel den Kundenbedürfnissen an. Von Open Source bis High End gibt es für jedes Budget die passende Variante.

Als Martin Aschoff das Unternehmen 1999 gründete, war AGNITAS ein Pionier des E-Mail-Marketings in Deutschland. Heute ist AGNITAS einer der renommiertesten und innovativsten Anbieter von hochwertiger Marketing-Automation-Software, die rund um die Welt zur kundenorientierten Kommunikation genutzt wird.

 

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