Newsletter-Checkliste für professionelle Mailings

Für den Erfolg eines Newsletters kommt es auch auf die Qualität an. Das heißt z.B. möglichst keine Rechtschreibfehler, richtig angezeigte Bilder und auch funktionierende Links. Sicher verzeiht der Leser auch mal einen kleinen Fehler, aber zu viele Fehler können Ihnen schaden. Kommen Fehler häufiger vor, zieht der Empfänger eventuell negative Rückschlüsse auf die Arbeitsqualität Ihres Unternehmens. Nicht funktionierende Links nehmen dem Empfänger die Möglichkeit zur Interaktion und Ihnen die Chance auf Umsatz. Daher ist es wichtig, einen möglichst fehlerfreien Newsletter zu versenden.

Professionelle E-Mail-Tools wie unser AGNITAS E-Marketing Manager unterstützen Sie dabei, Fehler zu vermeiden: Von Inhaltsprüfungen über Link-Checks bis hin zum Testversand. Dennoch gibt es einige weitere Punkte, auf die Sie achten sollten, um qualitativ hochwertige Mailings zu versenden. Unsere Newsletter-Checkliste dient Ihnen dabei als hilfreicher Leitfaden.

• Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Templates.
  Sind diese noch aktuell und entsprechen dem eigenen Corporate Design? Um mit dem Trend zu gehen, ist z.B. ein funktionierender Dark Mode aktuell wichtig.
• Die Gestaltung sollte möglichst mit HTML umgesetzt sein.
  Bei CSS kann es bei einigen Postfächern Probleme geben. Denken Sie auch an eine reine Textversion Ihres Mails, das erhöht die Zustellbarkeit. Eine fehlende Textversion ist ein Spam-Signal.
• Eine gut funktionierende mobile Darstellung sollte mittlerweile Standard sein.
  Tipp: Die Inbox-Vorschau im EMM unterstützt Sie dabei, die Darstellung für verschiedene Endgeräte zu überprüfen.
• Verwenden Sie eine aussagekräftige Absenderadresse mit Wiedererkennungswert.
  Die Absenderadresse ist wichtig, damit Ihre Empfänger Sie zuordnen können und das Mailing nicht sofort löschen.
• Ein rechtskonformer Anmeldeprozess mit Double-Opt-In-Verfahren ist Voraussetzung.
  Zum Newsletter gehört auch der Verteiler. Damit dieser möglichst gut gefüllt ist, ist ein guter Anmeldeprozess wichtig, zu dem auch das Double Opt-in gehört und somit die Berechtigung, überhaupt ein Mailing an den entsprechenden Empfänger zu versenden.
• Enthält Ihr Newsletter ein Impressum und einen Abmeldelink?
  Als Unternehmen müssen Ihre Newsletter zudem aus rechtlichen Gründen ein Impressum und einen Abmeldelink im Footer enthalten.
• Überprüfen Sie hin und wieder Ihren Abmeldeprozess.
  Sie sind verpflichtet, einen funktkionierenden Abmeldeprozess anzubieten. Überprüfen Sie diesen gelegentlich, damit der Abmeldelink nicht im Sande verläuft und es keine Beschwerden oder gar Unterlassungserklärungen von unzufriedenen Empfängern gibt.
• Zu einem guten E-Mail-Versand gehört auch ein professionelles Bounce-Management.
  Dadurch werden fehlerhafte oder aufgegebene Postfächer entfernt, aber es bleiben dem eigenen Verteiler auch Adressen erhalten, die vermeintlich nicht erreichbar waren.
• Führen Sie eine Blacklist.
  Damit landen bekannte Spammer, unliebsame Kunden oder sonstige Störenfriede gar nicht erst in Ihrem Verteiler.
• Hilfreich für eine gute Zustellbarkeit ist eine feste IP-Adresse.
  Eine feste IP-Adresse reduziert das Risiko, als Spam eingestuft zu werden. Was sonst noch für die Zustellung wichtig ist können Sie hier nachlesen.
• Bauen Sie barrierefreie Newsletter.
  Denken Sie bei der Newsletter-Gestaltung auch an Leser, für die der Zugang zu den Inhalten erschwert ist. Achten Sie z.B. auf aussagekräftige Alt-Texte oder bei bestimmten Zielgruppen auf eine einfache Sprache.

• Nutzen Sie die Vorschaufunktion.
  Mit Hilfe der Vorschau, die Ihnen das E-Mail-Tool bietet, können Sie vorab überprüfen, ob alles an der richtigen Stelle ist. Im besten Fall können Sie auf eine Inbox-Vorschau zurückgreifen, die Ihnen das Mailing noch in den unterschiedlichen E-Mail-Clients und Endgeräten anzeigt.
• Vier Augen sehen mehr als zwei.
  Lassen Sie daher immer noch eine zweite Person über den Newsletter schauen. Gerade, wenn man Sachen selbst erstellt hat, übersieht man schnell etwas.
• Führen Sie einen Testversand durch.
  Nutzen Sie vor dem regulären Versand den Testversand. Zum einen, um mindestens eine weitere Person drüber schauen zu lassen und zum anderen können beim Testversand noch Fehler gefunden werden, die in der Vorschau nicht zu sehen waren.
• Testen Sie alle Links.
  Ein automatisierter Link-Check kann helfen, fehlerhafte URLs schnell zu finden. Eine manuelle Prüfung stellt sicher, dass Ihre Empfänger auch ans gewünschte Ziel kommen.
• Überprüfen Sie auch zielgruppenspezifische Inhalte.
  Enthält Ihr Mailing personalisierte Elemente oder ist es in mehreren Sprachen, testen Sie auch das stichprobenartig.
• Kontrollieren Sie Empfängerliste und Zielgruppe.
  Überprüfen Sie vor dem Versand auch nochmal, ob Empfängerliste und Zielgruppe richtig eingestellt sind. Nichts ist peinlicher, als die Inhalte an die falschen Empfänger zu senden.
  
• Sinnvoll sind regelmäßige A-/B-Tests.
  Durch Testen können Sie herausfinden, was bei der jeweiligen Zielgruppe besser ankommt. Dadurch verbessern sich langfristig Ihre Kennzahlen und Ergebnisse.
  
• Regelmäßige Analyse der Newsletter-Kennzahlen
  Nach dem Versand sollte das Mailing noch auf die wichtigsten Kennzahlen analysiert werden, um nachfolgende Newsletter entsprechend optimieren zu können.

Die Kurzfassung dieser Punkte gibt es hier noch als Checkliste zum Abhaken – downloadbar als PDF.